ビルの館内細則について
いつもブログをご覧いただきありがとうございます。
さて、今回はビルの使用細則についてお話したいと思います。
そもそもビルの使用細則とは...？
使用細則・・・ビルを共同で使用していくために定められたルール。
入居者だけでなく、ビルに出入りしている業者さんや搬入などを行う方々にも守ってもらう必要があります。
使用細則には何を明記すれば良い？
開館・閉館時間
ビルによって正面玄関の開放時間や、夜間の入退館の仕方など、様々かと思います。セキュリティ面から、警備システムを導入しているビルも多くあるかと思いますので、注意点など細かく明記する必要があります。
空調やエレベーターなど設備に関すること
ビルの空調システムには大きく分けて個別空調かセントラル空調の２種類あります。
セントラル空調の場合、コアタイムの設定時間と、コアタイム以外で利用する場合の申請方法や課金方法などを明記する必要があります。
防犯、防災に関すること
警備システムを導入している場合はその操作方法や注意点を。火災に繋がるもの（例えばストーブ等）の使用関すること等。
共用部の利用マナー
喫煙に関することや、騒音、自転車、危険物の持ち込みなどについて細かく書きましょう。
管理会社の連絡先や営業時間
管理会社の連絡先や営業時間を明記しましょう。
ゴミの出し方、時間
ビル環境を清潔に保つため、ゴミの出し方に関するルールは必須です。
搬入・搬出、引越しのルール
業者を介さず個人で什器の搬入出などをされると、建物に傷がつく場合が多いです。
そのため大きな荷物の搬入出に関してはビルの指定業者を使ってもらうことや、養生をすること、量が多い場合は他の入居者への影響を考慮し土日祝で行っていただく等、取り決めが必要です。
内装工事の指定業者について
どのような工事をするかにもよりますが、消防設備や建物の躯体に関わる工事はビルの指定業者としましょう。実際は、建物の躯体に関わるような工事をするケースは少なく、間仕切りや照明の移設、増設などが多いかと思います。
間仕切りや簡単な配線関係は、C工事（入居者側の業者で入居者費用負担）とする場合が多いでしょう。
内装業者を紹介してほしいと相談される場合もよくありますので、信頼できる業者を何社か用意しておく方が良いでしょう。
駐車場、駐輪場に関すること
利用方法、料金、請求方法などについて明記しましょう。
●使用細則はどのタイミングでテナントにお渡しすれば良い？
契約書の内容を確認してもらう時に併せて使用細則の内容も確認してもらい、契約書と併せて製本、お渡しするのがスムーズでしょう。
●竣工以来、一度も使用細則を見直していないビルオーナー様もいらっしゃるのではないでしょうか？
使用細則は、定期的に見直し、必要があればアップデートをすることをおすすめします。
清潔で快適なビル環境をつくるには、入居者の協力や、日頃のコミュニケーションは大切です。
トラブルを未然に防ぐためだけでなく、管理の行き届いたビル環境をつくるにあたり、使用細則の作成は必須といえるでしょう。
個別のご相談、作成も承っております。
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